Warsztaty

Czy spotkania w pracy da się lubić?

Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek uczestniczyć, w spotkaniu którego celu tak naprawdę nie rozumiałeś? A może ktoś wysłał Ci w zaproszeniu agendę spotkania, jednak już w trakcie  trwania nie wiedziałeś jak blisko końca jesteś? Albo może dyskutowaliście coś wspólnie, a po wyjściu ze spotkania nie pamiętałeś nic z ustaleń? Większość z nas „siedziała na takich spotkaniach” co najmniej kilka razy. Po takich doświadczeniach u wielu osób pojawia chęć, aby już nigdy więcej nie musieć w nich uczestniczyć …

Wizualne spotkania praktycznie

Prowadząc niedawno spotkanie Agile Wrocław na temat wizualnej facylitacji, opowiadałam w jaki sposób wizualność spotkań może poprawić zapamiętywanie, zwiększyć zaangażowanie uczestników i poczucie własności rezultatów/pomysłów oraz ułatwić syntezę i klaryfikację tematów. A to wszystko poprzez niepozorne wizualne elementy. W trakcie spotkania zaprezentowałam moją koncepcję „jak to zrobić efektywnie”.

visual meeting

Teraz pragnę podzielić się z Wami przykładem z życia mojej pracy wziętym. Chcę pokazać Wam jak wykorzystałam kilka wizualnych elementów w trakcie ostatniego spotkania z jednym z moich zespołów. Mam nadzieję, że pozwoli to Wam zobaczyć wielość możliwości zastosowania wizualnych elementów w trakcie spotkań i dodatkowo zainspiruje Was do nowych form prowadzenia Waszych spotkań.

Kto nie lubi spotkań?

Mam wrażenie, że zbyt często słyszę opinie „ja nie lubię spotkań”. Trochę gryzie się to z moim nastawieniem i rolą, gdzie dbam, aby dedykowane spotkania miały miejsce i efektywnie wykorzystywały czas, zasoby i energię grupy.
Spotkania są niezbędną częścią pracy każdej grupy, dają nam możliwość dzielenia się informacjami, podejmowania decyzji oraz realizacji zadań. Nie każdy o tym pamięta ale spotkania mają drugą ważną rolę – utrzymywanie grupy. Dobre spotkania nie tylko realizują pracę, ale też angażują, wspierają i dodają siły uczestnikom. Dzięki temu poczuciu społeczności/grupy/zespołu mamy więcej energii i entuzjazmu do dalszych działań. Wykorzystanie wizualnej facylitacji ułatwia nam osiąganie tego celu.

Wizualny cel spotkania

Spotkania zaczynają się jeszcze przed realnym rozpoczęciem, zaczynają się w głowach uczestników. Każdy z nich przychodzi ze swoimi oczekiwaniami i wyobrażeniami na temat celu, metody i wyniku. Z mojego doświadczenia, wizualizacja celu spotkania jest jedną z najbardziej przydatnych rzeczy, aby usprawnić przebieg spotkania. Przykładowo może mieć formę prostego obrazka z chwytliwą nazwą zawieszonego w sali albo aktywności angażującej uczestników do graficznego złapania „gorącego tematu” lub indywidualnych oczekiwań (rezultatu na koniec spotkania).
agenda
Wizualna agenda

W opisywanym spotkaniu cel spotkania znalazł się na pierwszym flipcharcie (wizualna agenda). Jak możecie zauważyć na zdjęciu tematem spotkania była „Głębsza Retrospekcja” i wiodący cel spotkania przedstawiłam zespołowi na postawie metafory góry lodowej i tego, że jako zespół potrzebujemy spojrzeć głębiej w formę naszej pracy.

Wspólne rysowanie

Już na początku ważne było dla mnie było poznanie perspektyw każdego z uczestników. Dlatego wymyśliłam krótką, indywidualną aktywność „co jest wyzwaniem naszego zespołu”. W tym celu rozdałam uczestnikom przygotowany wcześniej szablon (format A4). Prosząc na pierwszej stronie o nazwanie wyzwania zespołowego, które każdy z uczestników widzi. Dodatkowo dodałam przestrzeń do refleksji, znalezienia elementów składowych tego wyzwania. Na drugiej stronie (zupełnie pustej) uczestnicy przedstawili za pomocą obrazów jak to widzą.
team challenge
Wyzwaniem zespołu jest…

Wizualne szablony

Planując spotkanie, gdy już wiedziałam w jaki sposób chcę poprowadzić grupę, przygotowałam wizualne flipcharty. Część z nich w formie prezentacyjnej, a część do wspólnego uzupełnienia. W trakcie spotkania odkrywałam je po kolei. Wśród nich znalazły się między innymi:
  • wizualna agenda spotkania – (widoczna powyżej) przedstawiłam ją jako odkrywanie podwodnych elementów góry lodowej. Poszczególne elementy zgłębiające stanowiły zaproponowane przeze mnie aktywności spotkania.
  • wyniki Team Radar – poprosiłam zespół przed spotkaniem o „wskazanie gdzie jesteśmy jako zespół”. W tym celu każdy z uczestników na skali od 0 do 10, dla poszczególnych obszarów określił jak widzi zespół. Wszystkie dane zaprezentowałam w formie koła (gdzie środek wskazywał 0 a okrąg 10), podzielonego na kilkanaście kawałków. Prezentacja wyników w takiej formie pozwoliła nam stworzyć duży obraz,  wyjść z pytaniami i była początkiem ciekawej dyskusji.
  • szablon największy wpływ – do wypełnienia wspólnie z zespołem. Poprosiłam każdego z uczestników o wskazanie 5 obszarów, które mogą mieć największy wpływ na zespół w trakcie kolejnego półrocza. Wykorzystaliśmy karteczki post-it (ponumerowane od 1 do 5). Dzięki przyklejaniu ich na flipchart pojawiło się nieco ruchu w trakcie spotkania.
5 impactful areas
Obszary z największym wpływem na zespół
  • flipchart prezentujący moje obserwacje – zwykle staram się, żeby pomysły na usprawnienia pochodziły od członków zespołu. Tym razem postanowiłam pokazać zespołowi moją perspektywę i czego moim zdaniem potrzebujemy więcej.
SM observation
Obserwacje Scrum Mastera
  • oraz propozycję eksperymentu – przedstawiłam flipchart z wstępnym pomysłem, który opracowałam wspólnie z Product Ownerem. Był to punkt startowy do dalszej dyskusji z zespołem.

Wyniki widoczne dla każdego i wykorzystanie ścian

Zarówno agenda spotkania, jak i poszczególne wizualne flipcharty w trakcie spotkania szybko przechodziły na ściany i okna. Dzięki temu wyniki widoczne były dla każdego.
Do Łańcuchu zrozumienia (Understanding Chain) zaplanowałam wykorzystanie tablicy suchościeralnej. Gdzie przy użyciu pytań i odpowiedzi (różne kolory post-it) mieliśmy określić aktualną sytuację, komplikacje oraz rozwiązanie.
understanding chain
Łańcuch zrozumienia

Tym razem nasza rozmowa poszła w innym kierunku i po omówieniu naszych obserwacji, przeszliśmy do rozważania pomysłu eksperymentu. A następnie do określenia umowy zespołowej, na co się decydujemy. Z tego też powstał kolejny flipchart w trakcie spotkania.

Siła wizualnych spotkań

Czy spotkania mogą być fajne i produktywne? Moim zdaniem TAK! Żyjemy w dobie społeczeństwa informacyjnego, gdzie rosnąca złożoność spraw oraz mnogość informacji wymagają od nas coraz większej syntezy i klaryfikacji. Cały czas utwierdzam się w przekonaniu, że czasami jeden obraz jest wart więcej niż tysiąc słów. Jak dla mnie siła wizualnych spotkań płynie nie tylko ze wspierania produktywności i angażowania ludzi w trakcie, ale również z błyskotliwych wizualizacji oraz tworzenia dużego obrazu, który zostaje w naszej pamięci na dłużej.

A jaka jest twoim zdaniem przyszłość wizualności w pracy? Myślisz, że to jest kolejna „moda na chwilę” czy  może coś na dłużej?

 

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

w

Connecting to %s